1. Wie zijn wij?

DokkumReclame.nl is een handelsnaam van M. Palsma Beheer B.V. M. Palsma Beheer B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van:

• zakelijke klanten;
• potentiële zakelijke klanten;
• contactpersonen van ondernemingen en organisaties;
• leveranciers en andere zakelijke relaties;
• personen die contact opnemen via de website, per e-mail of telefonisch;
• bezoekers van de website.

DokkumReclame.nl richt zich uitsluitend op zakelijke dienstverlening. Ook binnen een zakelijke relatie kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld de naam, het zakelijke e-mailadres en het telefoonnummer van een contactpersoon.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact en de dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• bedrijfsnaam;
• naam en functie van de contactpersoon;
• zakelijk adres;
• zakelijk e-mailadres;
• zakelijk telefoonnummer;
• factuuradres;
• KvK-nummer en btw-nummer;
• betaalgegevens;
• correspondentie en contacthistorie;
• gegevens over aanvragen, offertes en overeenkomsten;
• gegevens over de gewenste reclamecampagne;
• locatie, looptijd, startdatum en inhoud van een campagne;
• aangeleverde advertenties, afbeeldingen, logo's en andere bestanden;
• gegevens over toestemming voor commerciële communicatie;
• gegevens over afmeldingen en bezwaren;
• IP-adres, apparaatgegevens, browsergegevens en technische loggegevens bij gebruik van de website;
• overige gegevens die iemand zelf aan ons verstrekt.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religieuze overtuigingen of strafrechtelijke gegevens. Wij verzoeken betrokkenen dergelijke gegevens niet aan ons te verstrekken.

4. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens doorgaans rechtstreeks van de betrokkene of van de onderneming of organisatie waarvoor de betrokkene werkzaam is. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer iemand:

• telefonisch of per e-mail contact met ons opneemt;
• een contactformulier invult;
• een offerte of informatie aanvraagt;
• een overeenkomst met ons aangaat;
• advertentiemateriaal aanlevert;
• toestemming geeft voor commerciële communicatie;
• reageert op een zakelijke benadering.

Voor het identificeren en benaderen van potentiële zakelijke klanten kunnen wij daarnaast gebruikmaken van openbaar beschikbare bedrijfsgegevens, zoals gegevens op bedrijfswebsites, openbare bedrijfsregisters en zakelijke platforms.

Openbaar beschikbare contactgegevens worden uitsluitend gebruikt voor gerichte zakelijke benadering en via een contactmethode die wettelijk is toegestaan.

5. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het beoordelen van aanvragen;
• het opstellen, bespreken en opvolgen van offertes;
• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• het inplannen, uitvoeren en beheren van reclamecampagnes;
• het beoordelen en verwerken van aangeleverd advertentiemateriaal;
• het onderhouden van contact met klanten en zakelijke relaties;
• het beheren van klant- en contactgegevens in ons CRM-systeem;
• facturatie, betalingen en financiële administratie;
• het voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen;
• het behandelen van klachten en geschillen;
• het beveiligen en technisch beheren van onze website en systemen;
• het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik en beveiligingsincidenten;
• het werven van nieuwe zakelijke klanten;
• het informeren van klanten over onze diensten, locaties, aanbiedingen en plaatsingsmogelijkheden;
• het bijhouden van afmeldingen en bezwaren tegen commerciële communicatie.

Aangeleverd advertentiemateriaal kan, wanneer dit met de klant is overeengekomen of in de toepasselijke voorwaarden is vastgelegd, ook worden gebruikt voor de eigen promotie van DokkumReclame.nl, waaronder plaatsing op de website en sociale media.

Wanneer op aangeleverd materiaal herkenbare personen staan, is de klant verantwoordelijk voor het beschikken over de noodzakelijke toestemmingen en gebruiksrechten.

6. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om:

• een aanvraag te behandelen;
• een offerte op te stellen;
• een overeenkomst aan te gaan;
• een reclamecampagne uit te voeren;
• een factuur op te stellen;
• contact over de dienstverlening te onderhouden.

Wanneer noodzakelijke gegevens niet worden verstrekt, kunnen wij een aanvraag mogelijk niet behandelen of een overeenkomst niet uitvoeren.

Wettelijke verplichting

Wij verwerken en bewaren persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve bewaarplichten.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang. Dit betreft onder meer:

• het onderhouden van zakelijke relaties;
• het beantwoorden en opvolgen van zakelijke aanvragen;
• het beheren van ons klantenbestand;
• het beveiligen van onze website en systemen;
• het voorkomen van fraude en misbruik;
• het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen;
• het gericht benaderen van potentiële zakelijke klanten via een wettelijk toegestane contactmethode;
• het informeren van bestaande klanten over eigen, soortgelijke diensten.

Bij een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang wegen wij ons bedrijfsbelang af tegen de rechten en belangen van de betrokkene.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, vragen wij deze vooraf. Dit kan onder meer gelden voor:

• bepaalde commerciële e-mailberichten;
• elektronische communicatie waarvoor geen andere wettelijke uitzondering geldt;
• analytische of marketingcookies;
• het gebruik van bepaalde afbeeldingen van herkenbare personen.

Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. De intrekking heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

7. Commerciële communicatie en klantenwerving

DokkumReclame.nl benadert uitsluitend zakelijke klanten en potentiële zakelijke klanten.

Wij kunnen zakelijke contactgegevens gebruiken om ondernemingen te informeren over onze reclamemogelijkheden, locaties, tarieven, aanbiedingen en andere diensten.

Commerciële e-mailberichten worden uitsluitend verzonden wanneer dit wettelijk is toegestaan. Dit kan het geval zijn wanneer:

• de ontvanger hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven;
• sprake is van een bestaande klantrelatie en het bericht betrekking heeft op eigen, soortgelijke diensten;
• een zakelijke ontvanger een elektronisch contactadres uitdrukkelijk heeft bekendgemaakt voor het ontvangen van dergelijke commerciële communicatie en het bericht aansluit bij het aangegeven doel van het contactadres.

Het enkele feit dat een e-mailadres openbaar op een website staat, betekent niet automatisch dat dit adres voor commerciële e-mail mag worden gebruikt.

Iedere commerciële e-mail:

• vermeldt duidelijk dat DokkumReclame.nl de afzender is;
• bevat geldige contactgegevens;
• bevat een kosteloze en eenvoudige mogelijkheid om zich af te melden.

Een ontvanger kan zich ook afmelden via info@dokkumreclame.nl.

Na een afmelding of bezwaar gebruiken wij het e-mailadres niet meer voor commerciële e-mailberichten. De afmelding staat los van de klantrelatie. Een klant kan klant blijven en zich tegelijkertijd afmelden voor reclameberichten.

Het e-mailadres en de afmelding kunnen in een uitsluitingsbestand worden bewaard. Dit gebeurt uitsluitend om te voorkomen dat het adres later opnieuw aan een verzendlijst wordt toegevoegd.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verkregen, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist. Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Aanvragen en offertes zonder overeenkomst

Gegevens uit aanvragen en offertes die niet tot een overeenkomst leiden, bewaren wij maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. Wanneer iemand toestemming heeft gegeven voor commerciële communicatie, kan het e-mailadres langer worden bewaard overeenkomstig die toestemming.

Klant- en contractgegevens

Klant-, contact- en contractgegevens bewaren wij gedurende de zakelijke relatie. Na beëindiging van de relatie bewaren wij deze gegevens maximaal twee jaar, tenzij:

• een wettelijke bewaarplicht geldt;
• de gegevens noodzakelijk zijn voor een lopende kwestie;
• de gegevens noodzakelijk zijn voor het vaststellen of onderbouwen van een rechtsvordering;
• de betrokkene toestemming heeft gegeven voor langere verwerking ten behoeve van commerciële communicatie.

Financiële administratie

Facturen, betaalgegevens en overige gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie bewaren wij ten minste zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar. Wanneer een langere wettelijke bewaartermijn geldt, wordt die langere termijn toegepast.

Campagne- en advertentiemateriaal

Campagnebestanden en advertentiemateriaal bewaren wij gedurende de overeenkomst en maximaal twee jaar na afloop van de campagne. Materiaal kan langer worden bewaard wanneer:

• dit met de klant is overeengekomen;
• het materiaal wordt gebruikt voor een vervolgcampagne;
• het materiaal op grond van de overeenkomst voor promotiedoeleinden mag worden gebruikt;
• dit noodzakelijk is vanwege een klacht, geschil of rechtsvordering.

Commerciële e-mailadressen

E-mailadressen voor commerciële communicatie bewaren wij zolang:

• de ontvanger hiervoor toestemming heeft gegeven;
• de zakelijke klantrelatie voortduurt en de communicatie wettelijk is toegestaan;
• de ontvanger zich niet heeft afgemeld of bezwaar heeft gemaakt;
• het gebruik van het adres nog noodzakelijk en relevant is voor het betreffende doel.

Wij controleren periodiek of de contactgegevens nog actueel en noodzakelijk zijn.

Afmeldingen

Gegevens over afmeldingen en bezwaren bewaren wij zolang dit noodzakelijk is om te voorkomen dat opnieuw commerciële communicatie naar het betreffende adres wordt verzonden.

Website- en beveiligingsgegevens

Technische loggegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het functioneren en beveiligen van de website en het onderzoeken van technische problemen of beveiligingsincidenten.

9. Waar slaan wij persoonsgegevens op?

Klant-, contact- en campagnegegevens worden hoofdzakelijk opgeslagen in ons CRM-systeem. Gegevens die nodig zijn voor facturatie en de financiële administratie worden opgeslagen in ons boekhoudpakket.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast tijdelijk worden verwerkt via:

• onze e-mailvoorziening;
• onze website en hostingomgeving;
• het contactformulier op de website;
• back-ups van onze systemen.

Wij beperken de opgeslagen gegevens tot wat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet aan derden. Voor onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van:

• een CRM-systeem voor het beheren van klant-, contact- en campagnegegevens;
• een boekhoudpakket voor facturatie en financiële administratie;
• een e-mailprovider voor zakelijke communicatie;
• een hostingprovider voor het beschikbaar en beveiligd houden van de website;
• overheidsinstanties en toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Deze partijen ontvangen uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor hun dienstverlening. Wanneer een leverancier namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij afspraken over:

• het doel van de verwerking;
• de beveiliging van de gegevens;
• vertrouwelijkheid;
• het inschakelen van onderaannemers;
• bewaartermijnen;
• het melden van beveiligingsincidenten;
• het verwijderen of teruggeven van gegevens na beëindiging van de dienstverlening.

Waar dit wettelijk vereist is, worden deze afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

11. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te laten verwerken. Wanneer een leverancier of onderaannemer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen aanwezig zijn. Dit kan onder meer plaatsvinden op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane waarborgen.

Nadere informatie over een eventuele internationale doorgifte kan worden opgevraagd via info@dokkumreclame.nl.

12. Website, cookies en technische gegevens

De website kan gebruikmaken van technisch noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn nodig voor het functioneren en beveiligen van de website.

Bij het bezoeken van de website kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt, waaronder:

• IP-adres;
• datum en tijdstip van het bezoek;
• bezochte pagina's;
• browsertype;
• apparaattype;
• technische foutmeldingen.

Deze gegevens worden gebruikt voor:

• het technisch functioneren van de website;
• beveiliging;
• het voorkomen van misbruik;
• het oplossen van storingen.

Wanneer analytische, marketing- of trackingcookies worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat de bezoeker toestemming heeft gegeven.

Wanneer externe websiteonderdelen worden gebruikt, zoals externe lettertypen, kaarten, video's of andere diensten, kan het IP-adres van de bezoeker door de betreffende leverancier worden verwerkt. Waar toestemming wettelijk vereist is, wordt de externe dienst pas geactiveerd nadat toestemming is gegeven.

De op de website gebruikte cookies en externe diensten worden waar nodig nader beschreven in de cookie-instellingen of cookiebanner.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• onrechtmatig gebruik;
• ongewenste wijziging;
• ongeoorloofde verstrekking;
• vernietiging.

Afhankelijk van de verwerking bestaan deze maatregelen onder meer uit:

• beveiligde verbindingen;
• sterke wachtwoorden;
• beperkte toegangsrechten;
• tweestapsverificatie waar beschikbaar;
• actuele software en beveiligingsupdates;
• beveiligde back-ups;
• beveiliging van apparaten en accounts;
• afspraken met softwareleveranciers;
• periodieke controle van toegangsrechten.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Bij een mogelijk datalek onderzoeken wij het incident. Wanneer dit wettelijk verplicht is, melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen.

14. Uw privacyrechten

Betrokkenen hebben, voor zover de AVG daarop van toepassing is, het recht om:

• inzage te vragen in hun persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• verwijdering van persoonsgegevens te vragen;
• beperking van de verwerking te vragen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken;
• bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing.

Wanneer iemand bezwaar maakt tegen direct marketing, gebruiken wij de persoonsgegevens niet meer voor dat doel.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk is.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden afgewezen wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat. In dat geval wordt de reden van de afwijzing toegelicht.

15. Klachten

Wanneer iemand van mening is dat wij niet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan, kan hierover contact worden opgenomen met Martijn Palsma via info@dokkumreclame.nl.

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen hebben.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde profilering.

17. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• onze dienstverlening verandert;
• wij andere systemen of leveranciers gebruiken;
• onze website wordt aangepast;
• de wet- of regelgeving verandert;
• onze verwerking van persoonsgegevens verandert.

De meest actuele versie wordt op de website van DokkumReclame.nl gepubliceerd. De datum bovenaan de privacyverklaring vermeldt wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.